```html Nyttokalkyl för öppen och delad data – långsiktig version
📊

Nationell Dataverkstad

Nyttokalkyl för strukturerad datadelning – långsiktig version

Navigering

Nyttokalkyl för öppen och delad data

Mall för att bedöma ekonomiska och samhälleliga effekter av datadelning. Inkluderar nu även långsiktig spårning av arbetstidsförflyttning och konsekvenser vid eventuellt avbrytande.

Tips: Du behöver inte fylla i alla avsnitt. Fokusera på de delar som är relevanta för just er datamängd och situation. Även en delvis ifylld kalkyl kan ge värdefull insikt.

Så här kan du använda nyttokalkylatorn

Nyttokalkylatorn är ett stöd för dig som arbetar i kommun, region eller myndighet och vill räkna på nyttan av att strukturera och dela data.

Verktyget hjälper er att:

  • tydliggöra kostnader och effekter
  • visa återbetalningstid
  • skapa samsyn mellan verksamhet, ekonomi och IT
  • följa upp om satsningen gav den effekt ni förväntade er

Det är ett beslutsstöd, inte en exakt prognos.

Så använder du verktyget

1. Utgå från verksamheten

Börja med problemet, inte tekniken. Vad fungerar inte optimalt idag? Var uppstår manuellt arbete? Vad tar onödigt lång tid? Var brister kvaliteten?

Exempel:

  • Det tar tre dagar att sammanställa en månadsrapport.
  • Personaldata behöver bearbetas manuellt inför uppföljning.
  • Samma uppgifter registreras i flera system.

2. Sätt ett tydligt utgångsläge

Utgångsläge betyder hur det ser ut idag, innan förändringen.

Exempel:

  • Handläggningstid – Utgångsläge: 6 timmar per ärende. Förväntat läge: 2 timmar.
  • Manuella korrigeringar – Utgångsläge: 12 per kvartal. Förväntat läge: 3.
  • Tid för rapport – Utgångsläge: 3 arbetsdagar. Förväntat läge: 0,5 dag.

Det är skillnaden mellan utgångsläge och nytt läge som skapar nyttan. Om ni saknar exakta siffror, gör en rimlig uppskattning och dokumentera den.

3. Ange kostnader

Dela upp i initieringskostnad och årlig driftkostnad.

  • Initieringskostnad – strukturering av data, kvalitetssäkring, integrationer eller utveckling av API.
  • Årlig driftkostnad – uppdatering, teknisk förvaltning och support.

Var realistisk i era antaganden.

4. Identifiera och värdera nyttor

Börja med det som är konkret och mätbart.

  • Minskad handläggningstid
  • Mindre manuell hantering
  • Färre fel och omtag
  • Enklare rapportering
  • Minskad dubbelinsamling
  • Bättre beslutsunderlag

Exempel: Om 0,3 årsarbetare frigörs och en årsarbetare kostar 850 000 kr per år motsvarar det 255 000 kr i årlig kapacitet.

5. Synliggör frigjord arbetstid

Datadelning leder ofta till mindre manuellt arbete, men inte nödvändigtvis färre tjänster.

Frigjord tid kan användas till:

  • analys
  • kvalitetsarbete
  • verksamhetsutveckling
  • klimatarbete
  • bättre uppföljning

Det är en kapacitetsförstärkning, även om den inte syns som en direkt budgetbesparing.

6. Tänk på samverkansnyttan

Vid gemensam datadelning uppstår nyttan ofta i flera led. En organisation kan spara 200 000 kronor per år. Om många aktörer gör motsvarande förflyttning uppstår en betydande samlad effekt.

  • Underlättar detta för andra aktörer?
  • Minskar vi dubbelarbete?
  • Möjliggör vi bättre jämförelser eller AI-användning?

Vad får du ut av kalkylatorn?

  • total investering
  • årlig nettoeffekt
  • återbetalningstid
  • flerårsprognos

Använd resultatet som underlag i dialog med ledning, ekonomi och styrgrupp.

Kom ihåg

  • Var hellre försiktig än optimistisk men, det är bättre att ha nästan rätt än exakt fel
  • Dokumentera era antaganden
  • Fokusera på 3–5 viktigaste nyttor
  • Sätt ett tydligt utgångsläge
  • Följ upp efter 6–12 månader

Nyttokalkylatorn hjälper er att gå från ambition till konkret effekt.

Kostnader

Initieringskostnad

Datainsamling, API, publicering etc.

SEK

Årlig driftkostnad

Uppdatering, support, underhåll

SEK/år

Nyttoeffekter

Indikatorer för nyttoeffekter

Indikator Kategori Baslinje Mål / förväntat Enhet

Arbetstidsförflyttning & långsiktig hållbarhet

SEK/årsarbetare
årsarbetare (FTE)
årsarbetare (FTE)

Konsekvens vid eventuellt avbrytande

SEK (engångskostnad för omskolning, kaos m.m.)

Beräknad konsekvens om stopp år

Inkluderar engångskostnad + förlorad del av framtida nytta fram till stoppår.

Sammanfattning & ROI

Initieringskostnad

Netto årlig nytta (inkl. tid)

Återbetalningstid

5-årsprognos (kumulativ nettoeffekt)

```